Bien réfléchir aux remboursements
La société Lucca, éditrice de logiciels pour entreprises, a réalisé une étude auprès de 650 TPE et PME. Publiée le 7 novembre 2018, cette étude1 analyse près de 115 millions d’euros de notes de frais pour parvenir à cette conclusion : les entreprises perdent de l’argent en remboursant parfois plus que nécessaire et, surtout, en laissant de l’argent à l’administration fiscale. Une bonne gestion devient donc une véritable source d’économies, simple à mettre en place.
Le remboursement du repas surestimé
L’URSSAF prévoit une limite forfaitaire au remboursement des frais d’un employé contraint de prendre son repas à l’extérieur (18,60 € en 2018). Or, selon l’étude Lucca, les salariés dépensent moins (avec une moyenne de 15,95 € pour un repas seul).
Pour un repas d’affaires, non soumis à ce montant forfaitaire, la dépense moyenne passe à 26,20 € par convive, étant précisé que la plupart des entreprises n’applique alors pas de plafonds. Pourtant, selon les calculs de Lucca, limiter le remboursement de ces repas d’affaires à 26 € permettrait à une entreprise qui n’a pas fixé de plafond de réaliser 13% d’économies.
La récupération de la TVA : principal poste d’économies
L’étude Lucca met en exergue le fait que les entreprises françaises « abandonnent au fisc plus de 40% de la TVA afférente aux notes de frais ».
En effet, alors que de nombreuses dépenses peuvent permettre la récupération de la TVA à un taux moyen de 13%, les entreprises n’appliquent en moyenne qu’un taux de 7%.
Sur les frais de repas notamment, les entreprises ont tendance à ne récupérer la TVA que sur les repas d’affaires alors que les repas en mission sont également éligibles à cette récupération.
Tickets-restaurants et frais de repas : attention aux doublons
L’URSSAF estime que pour qu’un employé ait le droit à un ticket-restaurant, il doit travailler la journée et payer son repas. Or, s’il est en mission et qu’il réalise une note de frais, ce repas est alors payé en double par l’entreprise, ce qui est illégal et génère une perte nette. Un employé ne peut donc pas bénéficier d’un ticket-restaurant et d’une note de frais de repas pour la même journée.
Respecter rigoureusement cette règle évite le risque d’un redressement de la part de l’URSSAF. Et surtout, cela permet d’économiser près de 135 € en moyenne par salarié et par an, selon les calculs de Lucca.